Implementasi ERP membutuhkan banyak perencanaan dan penganggaran. Sebab tanpa kedua hal tersebut, proses serta hasil akhirnya bisa berujung dengan kegagalan.
Untuk mengantisipasinya, simak lebih lanjut bagaimana implementasi ERP pada perusahaan di artikel berikut. Mulai dari seluk beluk implementasi, tantangan yang dihadapi, hingga cara memilih software ERP yang tepat.
Implementasi ERP untuk Bisnis
Implementasi ERP adalah serangkaian proses perencanaan, konfigurasi atau penyesuaian, dan penerapan sistem ERP untuk bisnis Anda secara menyeluruh.
Sebuah organisasi mungkin ingin menerapkan sistem ERP karena berbagai alasan, seperti ingin merampingkan operasi, mengurangi kerja manual, meningkatkan kepuasan pelanggan atau menyatukan proses bisnis.
Beberapa industri yang menggunakan perangkat lunak ERP adalah ritel, manufaktur , distribusi , farmasi, teknologi, kedirgantaraan dan pertahanan, perhotelan, akuntansi dan konstruksi.
Menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dalam bisnis akan berdampak pada semua departemen termasuk keuangan, SDM, hingga penjualan.
Tantangan Implementasi ERP
Proses penerapan sistem ERP biasanya memakan waktu berbulan-bulan karena melibatkan pembersihan dan migrasi data Anda yang ada ke sistem baru. Implementasi sistem ERP sering gagal karena berbagai alasan:
- Melebihi anggaran
- Kurangnya tim implementasi yang tepat
- Memiliki harapan yang tidak realistis
- Tidak memiliki rencana yang solid dan praktis
- Terburu-buru dalam implementasi
Untuk menghindari permasalahan tersebut, serangkaian perencanaan perlu dilakukan agar sesuai dengan ekspektasi.
Memilih Platform dan Software ERP
Berikut adalah beberapa kriteria pemilihan perangkat lunak yang perlu dipertimbangkan. Selain fitur, Anda perlu mempertimbangkan metode penerapan, seperti apakah Anda menginginkan opsi penerapan berbasis cloud, lokal, atau hibrida.
Cloud : sistem yang terintegrasi dengan server/ platform cloud vendor yang bisa diakses melalui browser yang dihandle oleh vendor
Hybrid : Gabungan dari sistem ERP On Premise/ Konvensional dan Cloud.
Private Server: Menyediakan hosting aplikasi, penyimpanan, dan sumber daya kepada pengguna, tetapi lingkungan teknisnya didedikasikan untuk satu organisasi.
Subscription (Saas) : Lisensi langganan software berbasis cloud yang dibayar secara bulanan atau tahunan.
Jika sudah memilih, langkah selanjutnya adalah membentuk tim dan melakukan perencanaan bersama.
Assemble a Team and Create a Plan
Rencana implementasi adalah bagian terpenting dari proses dan membutuhkan perhatian besar terhadap detail
Tim implementasi harus menyertakan semua departemen atau individu yang terlibat yang menggunakan perangkat lunak.
Setelah menyusun tim, Anda dapat merancang rencana manajemen perubahan . Selain itu, membuat timeline untuk implementasi ERP, yang dapat memakan waktu mulai dari beberapa bulan hingga beberapa tahun untuk diselesaikan.
Budgeting
Setelah membentuk tim dan rencana, saatnya untuk membuat perincian biaya, sebab biaya implementasi ERP ini sangatlah bervariasi.
Ini berguna untuk mencegah anggaran membengkak. Sebab implementasi ERP berisiko terhadap segudang biaya tak terduga, seperti masalah pemeliharaan atau pembayaran lembur untuk karyawan. Jadi, rencanakan yang terbaik dan siapkan yang terburuk.
Migrasi Data
Data adalah tulang punggung dari setiap sistem ERP. Dengan itu, migrasi data mengharuskan perusahaan untuk berhati-hati. Kesalahan yang dibuat pada saat ini dapat menyebabkan konsekuensi serius di jalannya implementasi. Misalnya, masalah data dapat menyebabkan kesalahan informasi mengenai inventaris yang tersedia.
Jangan ragu mempekerjakan seorang ilmuwan data atau profesional untuk membantu proses tersebut, terutama ketika perusahaan memiliki data yang berangtakan dan tidak memiliki tim IT.
Testing
Anda perlu merencanakan pengujian sistem untuk dijalankan sebelum dan sesudah peluncuran resmi. Pengujian sistem harus membuat Anda merasa yakin bahwa antarmuka dan fungsionalitas perangkat lunak responsif, mampu memproses data perusahaan, dan pada akhirnya bekerja sesuai dengan kebutuhan.
Anda harus menguji sistem menggunakan skenario alur kerja perusahaan sehari-hari dan memastikan bahwa integrasi data terhubung dengan benar. Jangan lupa untuk menyertakan pengguna akhir dalam langkah ini.
Maintenance & Evaluasi
Testing sudah berhasil dan sekarang perusahaan pun bisa mengimpelementasikan ERP, tetapi Anda harus memastikan bahwa sistem itu berfungsi sejauh apa.
Selain mengukur dampak implementasi, tanggung jawab pasca tayang lainnya adalah mengelola pemeliharaan dan pelatihan berkelanjutan. Tugas-tugas ini berperan penting dalam keberhasilan jangka panjang implementasi ERP pada perusahaan.