Di tengah pandemi ini, penggunaan platform video conference meningkat begitu signifikan. Selain digunakan untuk meeting secara online, platform video conference juga dimanfaatkan untuk keperluan seminar dan workshop online. Baik yang digelar dengan peserta terbatas–terdaftar atau digelar untuk kalangan umum atau yang biasa dikenal dengan sebutan webinar. Agar event onlinemu terlaksana secara efektif, perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Kuota Partisipan pada Video Conference
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui jumlah partisipan maksimal atau kuota partisipan pada platform video conference yang Anda gunakan. Jika Anda menggunakan platform gratis maka kuota partisipan terbatas, sebaliknya jika berlangganan maka kuota partisipan tidak terbatas atau unlimited. Semakin banyak kuota, maka semakin banyak Anda menyerap peserta. Jika seminar yang Anda gelar berbayar maka semakin besar juga keuntungan yang anda dapatkan.
2. Rundown Acara
Rundown atau susunan acara harus jelas, dari sub acara satu ke yang lainnya. Susunan acara yang jelas akan mempengaruhi seberapa banyak materi yang harus Anda sampaikan, bagaimana intonasi Anda saat berbicara. Jika harus melebihi waktu yang ditentukan pastikan tidak melebihi 10 menit, karena ini akan mempengaruhi penyampaian materi pada sesi berikutnya dan antusias partisipan.
3. Mute Microphone Partisipan
Manajemen event online harus diterapkan berbeda dengan saat Anda menggelar event secara offline. Distraksi suara dari audio partisipan akan terdengar dengan jelas. Hal ini tentunya akan mengganggu kelangsungan acara. Agar kondusif, mute mikrofon partisipan sejak awal mereka bergabung. Mikrofon bisa dinyalakan saat mereka ingin bertanya atau memberikan tanggapan dari materi yang sudah disampaikan oleh pembicara.
4. Alur Tanya-Jawab
Alur tanya-jawab saat seminar online harus jelas, karena di awal acara mikrofon sudah dinonaktifkan dan partisipan tidak leluasa untuk langsung mengungkapkan pertanyaan. Anda bisa menggunakan fitur raise hand untuk tanda jika ada partisipan yang bertanya. Selain itu, Anda bisa memaksimalkan fitur chat untuk menjadi wadah untuk menampung pertanyaan dari partisipan.
5. Maksimalkan Share Screen
Komunikasi verbal dalam seminar online tidaklah cukup, alat peraga atau deck presentasi dibutuhkan untuk penyampaian materi. Anda bisa memaksimalkan fungsi share screen untuk menunjukkan deck presentasi yang sudah disusun. Sehingga Anda akan lebih mudah dalam penyampaian dan dan partisipan akan lebih mudah dalam memahami materi yang Anda sampaikan.
6. Integrasikan dengan YouTube
Seperti apa yang sudah dijelaskan sebelumnya jika seminar online bisa digelar secara terbatas atau umum. Jika Anda ingin menggelar seminar dengan audiens umum atau tidak memerlukan pendaftaran sebelumnya, manfaatkan platform YouTube. Platform video conference menyediakan fitur integrasi dengan YouTube Live untuk memudahkan Anda menjangkau khalayak yang lebih luas.
7. Maksimalkan Fitur Polling
Beberapa platform video conference menyediakan fitur poll questions yang bisa Anda maksimalkan fungsinya. Anda bisa membuat sebuah gimmick atau pengantar materi dari fitur tersebut, misalnya saja seberapa banyak mereka yang mengetahui machine learning untuk seminar tentang machine learning. Selain untuk gimmick, poll questions bisa digunakan untuk hal lain seperti meminta kritik dan saran. Sebelum acara berakhir ingatkan partisipan untuk mengisi kritik dan saran melalui poll questions yang telah Anda buat. Dengan begitu, kritik dan saran yang Anda dapatkan bisa menjadi bahan evaluasi untuk next event.