Video conference merupakan aktivitas komunikasi tatap muka yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara virtual. Video conference dilakukan oleh dua atau sekelompok orang yang terpisah jarak baik dekat pun jauh. Dalam kegiatan video conference sendiri ada tiga proses transmisi yakni teks, di mana partisipan pun host bisa membagikan chat serta share gambar melalui screen sharing. Kedua adalah video, di mana mereka bisa melakukan obrolan tatap muka layaknya sedang berkomunikasi secara langsung. Ketiga adalah suara, di mana sebagai pendukung utama proses komunikasi melalui platform video conference.
Fitur Utama dan Pendukung di Dalam Video Conference
Demi kelancaran proses komunikasi, video conference tentunya didukung oleh sejumlah fitur. Di mana pengguna bisa memaksimalkannya diantaranya adalah;
1. Mikrofon
Fitur mikrofon digunakan untuk menyalurkan suara dari pengguna satu kepada pengguna yang lain. Host bisa menonaktifkan mic secara otomatis jika dirasa akan mengganggu kondusifitas meeting. Partisipan pun bisa menonaktifkan mikrofonnya jika dirasa mengganggu kondusifitas.
2. Video
Pertukaran pesan pun akan didukung dengan adanya fitur video dalam video conference. Hal ini akan memudahkan partisipan dalam menangkap pesan yang disampaikan, karena mereka bisa melihat secara langsung gimmick dari komunikator. Host ataupun partisipan bisa menonaktifkan fitur video jika dirasa akan mengganggu atau menjaga keamanan privasi dari user.
3. Share Screen
Fitur ini akan memudahkan pengguna bila mereka ingin melakukan presentasi bisnis ataupun proses belajar mengajar bagi pihak akademik. Share screen adalah fitur di mana, pengguna bisa membagikan halaman yang sedang mereka buka. Misalnya membuka file presentasi jika dalam kasus presentasi bisnis. Sehingga partisipan akan lebih mudah mendalami pesan atau topik yang sedang dibicarakan.
4. Recording
Notulensi meeting menjadi hal yang penting. Dengan menggunakan video conference, Anda bisa lebih mudah dalam melakukan notulensi. Anda bisa memutar kembali meeting yang sudah direkam di dalam komputer atau cloud platform video conference tersebut. Selain untuk memaksimalkan fungsi dokumentasi, pengguna juga bisa menggunakan file rekaman untuk dijadikan konten di media sosial seperti halnya talkshow online.
5. Chat
Fitur chat biasanya digunakan saat seminar atau kuliah online. Sehingga partisipan tidak perlu menyalakan mikrofon dan melakukan distraksi dari kuliah atau seminar yang sedang berlangsung. Fitur ini mendukung chat untuk kelompok pun bisa dimanfaatkan untuk chat pribadi atau partisipan yang terpilih.
6. Virtual Background
Fitur ini akan membuat tampilan Anda saat melakukan video conference menjadi lebih profesional. Anda bisa menggunakan background virtual yang representatif sesuai dengan materi atau topik yang disampaikan saat meeting. Selain itu, virtual meeting juga meminimalisir paparan privasi Anda, dalam hal ini adalah lokasi keberadaan Anda.
7. ID dan Password Meeting
Dalam melakukan video conference, Anda bisa mengundang partisipan dengan mengirimkan id meeting dan password. Memaksimalkan fungsi password meeting untuk menjaga keamanan meeting Anda.
8. Dashboard Video Conference
Dashboard menjadi aspek atau fitur penting dalam platform video conference. Di mana pengguna bisa menjadwalkan meeting, mengatur ulang privasi untuk kondusifitas meeting. Pengguna juga memeriksa hasil dari recording meeting melalui fitur dashboard di video conference.
Tools yang Diperlukan untuk Melakukan Video Conference
1. Smartphone atau Laptop
Sebagian besar platform video conference bisa diakses atau digunakan melalui smartphone dan laptop. Namun demi kenyamanan, laptop menjadi tools yang direkomendasikan untuk melakukan video conference.
2. Koneksi Internet
Selain perangkat hardware, pengguna juga harus menyiapkan koneksi internet yang stabil untuk mengurangi noise selama proses meeting. Koneksi internet yang lemah bisa dianggap sebagai kurangnya persiapan dalam menyiapkan presentasi.
3. Webcam
Biasanya webcam sudah terinstal atau terpasang otomatis di laptop. Namun jika dirasa webcam Anda kurang jelas, ada baiknya Anda menyiapkan webcam eksternal.
4. Mic Eksternal
Mic Eksternal dibutuhkan jika device Anda tidak menyediakan fitur mikrofon. Suara jernih akan mendukung penyampaian materi Anda saat meeting.
5. Headphone
Headphone membantu Anda untuk mendengar suara lebih jelas dan menjaga privasi dari pembicaraan yang ada di meeting. Saat ini, headphone juga didukung dengan tambahan mikrofon, sehingga Anda tidak perlu lagi menggunakan mikrofon tersendiri.
Kapan Anda harus Menggunakan Video Conference
Video conference menjadi platform yang banyak digunakan saat pandemi corona merebak. Hal ini terjadi dikarenakan masyarakat harus melakukan pembatasan sosial, namun produktivitas harus bekerja. Selain saat pandemi, berikut ini momen yang tepat untuk Anda menggunakan video conference:
1. Perkuliahan Jarak Jauh
Saat ini banyak kampus yang mengadakan kuliah online. Dalam hal ini, video conference sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan perkuliahan jarak jauh. Memaksimalkan fungsi share screen untuk mempermudah dosen dalam menyampaikan materi, sehingga mahasiswa lebih mudah menangkap materi yang disampaikan.
2. Meeting dengan Kantor Representatif
Bagi perusahaan multinasional pun yang memiliki kantor cabang di berbagai daerah dan negara, video conferencing berperan dalam menjaga produktivitas kerja. Meeting dan juga presentasi bisnis bisa dilakukan dengan mudah dan efektif.
3. Presentasi Bisnis Jarak Jauh
Efisiensi cost operasional bisa dilakukan dengan video conference. Anda tidak perlu ke luar kota untuk melakukan presentasi bisnis. Semua bisa dilakukan secara efektif serta efisien dengan memaksimalkan fungsi pada video conference.
4. Interview Kerja
Di kala pandemi ini, interview kerja pun ikut dilakukan melalui video conference. Selain itu, untuk Anda yang bekerja secara remote di perusahaan luar negeri, biasanya mereka akan melakukan interview kerja melalui video conference.
5. Seminar dan Pelatihan Online
Pelatihan dan seminar online juga bisa dilakukan melalui video conference. Pemateri bisa leluasa menjelaskan materi dengan fitur share screen yang dimiliki. Partisipan pun bisa menyampaikan pertanyaan dengan memaksimalkan fitur chat.
Faktor yang Perlu Diperhatikan sebelum Memilih Platform Video Conference
Platform video conference menjadi tool komunikasi utama yang digunakan untuk menjaga produktivitas selama pandemi ini. Pemilihan platform tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Sebelum akhirnya memutuskan, berikut ini strategi memilih platform video conference:
1. Kebijakan Data dan Privasi
Keamanan menjadi kenyamanan utama, belum lagi akhir-akhir ini pengguna diributkan dengan kebocoran data. Jangan lupa baca baik-baik kebijakan privasinya.
2. Kuota Penggunaan dan Kapasitas
Keterbatasan kuota penggunaan juga mengurangi kenyamanan dalam penggunaan. Bandingkan tarif berlangganan antar platform untuk mendapatkan kuota dan kapasitas penggunaan yang tidak terbatas.
3. Mobile Experience
Pastikan platform yang Anda pilih nyaman untuk digunakan di smartphone, untuk memungkinkan Anda tetap terhubung meski sedang berada di perjalanan.
4. Ada Fitur Screen Sharing
Jika Anda sedang melakukan pembelajaran serta meeting, screen sharing menjadi poin penting untuk memudahkan Anda menjelaskan isi materi kepada peserta meeting.
5. User Interface yang Ramah
Pilih platform dengan interface yang ramah pengguna. Pastikan Anda bisa menemukan fitur screen sharing, video, dan microphone dengan mudah.
6. Bisa Direkam
Notulensi menjadi aspek penting dalam meeting. Fitur recording dalam hal ini akan memudahkan host untuk mereview isi meeting sebelumnya.
7. Customer Support
Pilih platform video conference dengan dukungan atau pelayanan yang memuaskan. Dukungan teknis yang memadai akan membuat Anda terasa nyaman untuk menggunakan platform tersebut.
Kesimpulan
Adanya platform video conference pada dasarnya mempermudah komunikasi masyarakat dalam berkomunikasi jarak jauh. Dengan fitur yang dimiliki, pengguna bisa leluasa dalam menyampaikan serta menerima pesan dengan baik. Kegiatan bisnis hingga pendidikan pun bisa dilakukan melalui video conference apalagi saat pembatasan sosial di tengah pandemi seperti ini. Namun sebelum akhirnya memutuskan menggunakan satu platform, ada baiknya memperhatikan aspek-aspek penting, terutama aspek kebijakan privasi. Mulai konsultasikan kebutuhan video conference untuk instansi Anda dengan klik tautan berikut ini.