Masih kesulitan dengan pengelolaan reimbursement di perusahaanmu? Yuk simak cara mengatur sistem reimbursement dengan aplikasi general affair berikut
Dalam beberapa kesempatan, karyawan mungkin akan memakai uang pribadi dahulu guna memenuhi kebutuhan atau melakukan tugas terkait pekerjaan. Contohnya seperti meeting dengan klien, perjalanan dinas dan lain sebagainya. Namun nantinya, karyawan bisa mengajukan permintaan penggantian uang pribadi tersebut pada perusahaan.
Umumnya proses ini disebut sebagai reimbursement. Tentunya, setiap perusahaan memiliki sistem reimbursement yang berbeda-beda. Apabila memenuhi syarat, maka reimbursement akan diterima dan karyawan mendapat gantinya.
6 Cara Melakukan Klaim Reimbursement Karyawan
Untuk memastikan Anda memiliki cara mengatur sistem reimbursement yang efektif, berikut lima langkah yang bisa dijadikan acuan.
1. Tentukan biaya apa saja yang dapat diganti
Buat daftar biaya yang dapat diganti yang kemungkinan besar akan dikeluarkan oleh karyawan Anda. Tetapkan aturan yang jelas tentang pembelian apa yang memenuhi syarat sebagai klaim pengeluaran yang valid.
Reimbursement yang memenuhi syarat biasanya mencakup biaya perjalanan dan akomodasi, perlengkapan kantor, biaya telepon seluler, dan biaya untuk menjamu klien. Identifikasi berapa banyak yang bisa ditanggung oleh perusahaan maupun jenis biaya apa yang akan diganti penuh.
2. Beri batasan maksimum
Untuk mencegah karyawan “nakal”, sangat penting untuk menetapkan batasan agar tidak dimanfaatkan.Ini untuk menghindari karyawan mengeluarkan uang secara berlebihan atau mengambil keuntungan yang disengaja dari kebijakan reimbursement tetapkan batasan yang jelas pada pengeluaran.
Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan pengeluaran maksimum untuk item tertentu dalam reimbursement, atau dengan menerapkan uang harian saat karyawan bepergian atas nama perusahaan.
3. Perjelas proses pengajuan reimbursement
Karyawan harus memahami cara mengirimkan tanda terima dan lewat apa mereka mengirimkannya. Juga harus jelas apa saja informasi atau catatan pendukung lain yang dibutuhkan. Informasi yang harus dilaporkan antara lain jumlah total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual / pemasok, dan deskripsi barang dan jasa yang dibeli.
Selain itu, tentukan juga siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui laporan reimbursement ini. Biasanya, divisi General Affair yang mendapat tugas ini. Perjelas tenggat waktu pengajuan reimbursement.
4. Lacak pengeluaran
Biasanya, Anda harus memantau pengeluaran karyawan dengan cermat dan memastikannya valid dan dalam parameter pedoman dan batasan yang telah ditetapkan. Contohnya, buat peraturan pengajuan klaim setidaknya seminggu sebelum tanggal pembayaran. Ini akan memberi Anda cukup waktu untuk meninjau laporan pengeluaran dan memastikannya mematuhi pedoman kebijakan.
Dengan cara ini, Anda dapat berkonsultasi dengan karyawan tersebut jika ada dokumentasi yang hilang atau tidak lengkap, pengeluaran di luar polis, dan ketidaksesuaian lainnya.
5. Komunikasikan kebijakan Anda dengan jelas
Beri tahu karyawan Anda tentang kebijakan reimbursement sebelum mereka mengeluarkan biaya sendiri. Jika perlu, adakan rapat untuk menjelaskan kebijakan tersebut kepada mereka secara rinci. Jangan sampai meninggalkan ruang untuk salah tafsir. Pastikan Anda mengartikulasikan dengan jelas pedoman, batasan, atau pengecualian yang Anda masukkan ke dalam kebijakan Anda.
6. Gunakan Aplikasi General Affair untuk permudah klaim Reimbursement Karyawan
Jika perusahaan Anda masih mengelola reimbursement secara manual, inilah waktunya untuk memodernisasi dengan berinvestasi di platform yang dirancang untuk membuat pengelolaan keuangan jauh lebih mudah, yakni dengan aplikasi general affair.
Tidak hanya secara otomatis mencatat pengajuan reimbursement, aplikasi general affair ini juga memungkinkan karyawan untuk mengambil tanda terima dengan perangkat seluler mereka dan mengirimkannya ke General Affair untuk disetujui. Hasil akhirnya, karyawan akan mendapat penggantian lebih cepat.
Cara ini membuat proses reimbursement yang tadinya tidak praktis, berjalan lambat, dan membuat karyawan Anda menebak-nebak apakah pengajuannya disetujui, menjadi lebih efektif!
Untuk beralih dari cara manual dalam pengelolaan reimbursement untuk karyawan dan perusahaan ini kini saatnya Anda mencoba menggunakan cara digitalisasi dalam pengelolaan reimbursement menggunakan software general affair atau juga dikenal dengan aplikasi general affair dari Gamatechno.com
Aplikasi general affair Gamatechno cocok untuk semua jenis bisnis. Aplikasi GA ini berfungsi membantu pekerjaan staff atau manager GA mengelola operasional perusahaan.
Aplikasi general affair mempermudah dan mempercepat pekerjaan sehari-hari, mulai dari melakukan proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor dengan cepat, dan efisien.
Untuk informasi selengkapnya, silahkan kunjungi halaman ini aplikasi general affair atau Anda bisa langsung untuk ajukan presentasi / demo software dengan mengirimkan form kontak Gamatechno.