Aplikasi atau software GA bisa menjadi solusi terbaik untuk menyederhanakan tugas seorang general affair dalam suatu perusahaan. Sehingga semua pekerjaan akan lebih efisien dan meminimilasir faktor kesalahan manusia.
Kelancaran kegiatan operasional perusahaan berkaitan erat dengan divisi General Affair (GA). Sebab tugas utama General Affair yaitu mengurus dan memastikan segala hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan berjalan sebagaimana seharusnya.
Banyak orang mungkin salah mengira bahwa diivisi General Affair adalah sama dengan HRD. Memang di beberapa perusahaan, kedua divisi ini digabung menjadi satu karena mungkin terkendala sumber daya. Meski demikian, tugas dan wewenangnya sama sekali berbeda, lho.
Apa Saja yang Dikerjakan General Affair?
Untuk rincian tugas General Affair sendiri sangat lah variatif tergantung skala dan jenis perusahaan mereka bekerja. Mulai dari pengadaan barang dan jasa, perawatan gedung, mengurus perizinan hingga memenuhi kebutuhan pantry.
Dalam melakukan tugasnya, GA akan banyak melakukan koordinasi dengan divisi lain untuk mengetahui apa saja kebutuhan mereka. Artinya, seorang GA harus pintar berkoordinasi dengan berbagai divisi yang ada di sebuah perusahaan.
Setelahnya, GA merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya untuk diajukan. Maka dari itu, seorang staff atau manager GA perlu membekali diri dengan kemampuan membuat prioritas sebelum mengajukan semua kebutuhan ke pusat atau divisi keuangan.
Misalnya saat banyak karyawan mengeluhkan baterai laptop yang sudah tidak berfungsi maksimal dan anggaran perusahaan sedang minim. Maka, General Affair boleh saja mengajukan usulan untuk pembelian baterai baru secara bertahap, agar anggaran tidak langsung membengkak.
Nah, karena pengadaan barang serta jasa yang mendukung operasional perusahaan pasti melibatkan berbagai pihak di luar perusahaan, General Affair juga perlu membina hubungan baik dengan para vendor atau supllier. Hal ini tak lain agar memudahkan perusahaan saat membutuhkan jasa mereka pada momen tertentu.
Mulai dari melakukan negosiasi harga, memastikan kualitas barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan perjanjian hingga melakukan pembayaran serta mengajukan komplain jika kualitas dari supplier tidak sesuai dengan kesepakatan awal adalah tanggung jawab General Affair.
Tak hanya menjalin relasi dengan vendor, General Affair juga diharap memiliki relasi yang baik dengan pihak eksternal terkait perizinan. Sebab ada kalanya perusahaan harus mengurus izin dengan pihak kepolisian dan pemerintah daerah setempat.
Menyederhanakan Tugas General Affair
Dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang diemban, apakah ada cara untuk membuat kerja General Affair lebih cepat dan mudah? Jawabannya, salah satu solusi untuk meringankan tugas mereka adalah dengan menggunakan software atau aplikasi.
Penggunaan aplikasi atau software GA dapat membantu menyederhanakan tugas General Affair dalam menangani masalah yang berhubungan dengan operasional dan pelayanan SDM perusahaan.
Sebab, aplikasi bisa memberi kemudahan dan efisiensi dalam pengecekan data dan laporan agar meminimilasir faktor kesalahan manusia.
Contohnya seperti software GA yang dibangun oleh Gamatechno, yang dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan semua administrasi GA kantor, yang meliputi administrasi karyawan, aset perusahaan, general affair, pengadaan dan pembelian barang, perjalanan dinas hingga laporan periodik.
Fitur-fitur Software GA
1. Master Data Officer
Menginput data penanggung jawab tiap pekerjaan di dalam GA dan alat atau aset yang digunakan. Seperti data staf GA, data driver, data barang, data kendaraan, dll.
2. Stationery
Softwarei GA memudahkan pengelolaan stationery atau peralatan kantor, seperti perizinan penggunaan, stationery request, stationery transfer dan stationery usage
3. GA Transaction
Memudahkan pengelolaan dokumen transaksi yang terdapat di dalam GA. Beberapa fitur yang disediakan seperti Mail Number, Document Number, Parking Reimbursement, Fuel Reimbursement, Toll Reimbursement, Stamp Duty, dan Taxi Voucher.
4. Operation Vehicle
Software GA memudahkan dalam mengelola data penggunaan kendaraan operasional seperti perijinan penggunaan, request sewa kendaraan, data pemakaian kendaraan, request pengisian bahan bakar kendaraan, dll
Melalui fitur-fitur utama software ga yang ditawarkan, divisi atau staff General Affair dalam perusahaan dapat dengan mudah mengoordinir kebutuhan bisnis, mengontrol dan mendata aset-aset perusahaan, pengelolaan surat-menyurat, kearsipan, dan administrasi umum yang masih manual.