Cara Mengatur Jadwal Penggunaan Kendaraan Dinas Dengan Software General Affair Lebih Mudah dan Praktis. Jadi Pekerjaan Staff GA Lebih Mudah Di Jalankan
Seperti inventaris yang lain, mengelola kendaraan dinas perusahaan secara manual bisa menimbulkan beberapa masalah. Mulai dari kesulitan kapa pengisian bahan bakar, sulit menghubungi driver ketika dibutuhkan hingga sulit mengajukan proses klaim asuransi jika terjadi kecelakaan.
Tak hanya itu, ada masalah lain jika tidak memiliki manajemen kendaraan perusahaan yang baik. Salah satunya adalah kesulitan mengatur jadwal penggunaan kendaran dinas oleh staf atau petinggi perusahaan.
Jika perusahaan memiliki banyak kendaraan dinas, mungkin hal itu tak menjadi masalah. Namun jika hanya memiliki kendaraan terbatas, mengatur jadwal penggunaannya pun perlu diperhatikan secara seksama supaya menyenangkan semua pihak.
Kalau sudah begini, Anda mungkin butuh bantuan perangkat lunak seperti Software General Affair. Software ini memungkinkan divisi General Affair, yang biasanya melakukan pengelolaan inventaris untuk lebih mudah memantau penggunaan kendaran dan mengatur jadwalnya.
Gunakan Software General Affair untuk Mengatur Jadwal Penggunaan Kendaraan Dinas
1. Penjadwalan Sesuai Timeline dan Preferensi
Mengelola kendaraan dinas bisa menjadi tugas yang sulit terutama jika Anda memiliki jam kerja yang berbeda-beda pada hari kerja dan akhir pekan.
Beberapa perusahaan menyediakan layanan 24/7 dan karenanya membutuhkan kendaraan untuk bekerja siang dan malam. Kebutuhan jumlah kendaraan pada siang hari mungkin akan lebih banyak sedangkan pada malam hari akan relatif lebih sedikit.
Fungsionalitas Software GA membantu Anda menjadwalkan kendaraan dinas sesuai dengan jadwal dan preferensi perusahaan. Anda dapat menjadwalkan kalender Anda sesuai dengan jadwal mingguan khas yang Anda ikuti. Ini juga memastikan bahwa jumlah pasti kendaraan tersedia di layanan untuk digunakan pada titik waktu yang tepat.
2. Mengatur Ulang dan Penjadwalan Ulang
Perubahan dan perubahan adalah bagian dari bisnis. Anda mungkin harus tiba-tiba menyesuaikan lebih banyak kendaraan pada rute tertentu atau mengubah jadwal servis kendaraan sesuai tuntutan situasi. Terkadang, General Affair diminta untuk melakukan beberapa penyesuaian, perubahan, atau bahkan memperbarui jadwal perawatan. Ini bisa terjadi karena pergantian peristiwa yang tidak terduga. Umumnya, General Affair harus memenuhi berbagai dokumen di kantor untuk melanjutkan perubahan.
Jika petugas yang bertanggung jawab tidak tersedia, dokumen yang diserahkan akan luput dari perhatian yang menyebabkan gangguan dalam jadwal. Namun, ketika Anda berinvestasi dalam perangkat lunak yang dapat otomatis untuk melakukan penjadwalan ulang, semua masalah tersebut tidak akan pernah muncul.
Semua perangkat lunak yang mengelola pemeliharaan kendaraan dinas dapat dengan mudah membuat perubahan tersebut dan menyesuaikan ulang serta menjadwal ulang sehingga kerja perusahaan tidak terpengaruh dengan cara apa pun.
3. Putuskan Siapa yang Layak Mengemudi
Setelah Anda mengatur jadwal penggunaan kendaraan dinas sesuai divisi, Anda harus menentukan siapa yang berhak mengemudikannya. Baik saat mereka bertemu dengan pelanggan, mengangkut material, atau mengemudi ke dan dari proyek, karyawan dapat memperoleh banyak manfaat dari mobil perusahaan.
Sebab pada beberapa perusahaan, tidak ada supir khusus. Hal ini untuk memastikan tidak ada kendala selama perjalanan kerja menggunakan kendaraan dinas. Tentunya semua pengemudi harus memiliki surat izin mengemudi yang sah untuk menghindari tilang maupun insiden kecelakaan.
4. Menyimpan Catatan
Mengizinkan karyawan Anda menggunakan kendaraan perusahaan memerlukan langkah, prosedur, dan keputusan ekstra, dan menyimpan jarak tempuh serta catatan aktivitas adalah salah satu dari tanggung jawab ini. Artinya, siapa pun yang mengemudikan mobil harus menyimpan catatan tertulis yang lengkap tentang kapan mereka menggunakan kendaraan untuk keperluan pribadi dan bisnis. Pastikan untuk memilih pengemudi andal yang dapat melakukan ini dan mengikuti semua aturan yang Anda miliki. Masa depan bisnis Anda bergantung padanya.
5. Pengajuan Izin Menggunakan Kendaraan Dinas
Biasanya pengajuan perizinan untuk memakai kendaraan dinas dilakukan secara manual lalu menunggu approval. Dengan bantuan SoftwareGeneral Affair, proses ini dapat dilakukan secara otomotasi lewat satu platform. Namun tentu untuk mendapat aprroval, harus memenuhi beberapa syarat. Seperti jangka waktu pengajuan, tujuan perjalanan, jenis kendaraan, jarak tempuh dan lainnya.
Tak perlu lagi harus melakukan administrasi ke kantor, Software General Affair lewat fitur Operation Vehicle akan memudahkan dalam mengelola data penggunaan kendaraan operasional seperti perijinan penggunaan, request sewa kendaraan, data pemakaian kendaraan, hingga request pengisian bahan bakar kendaraan.