Gak mau ribet dengan banyak dokumen, Yuk simak cara mudah kelola dokumen paket dan surat dengan software general affair berikut lebih mudah dan praktis.
Dengan teknologi yang semakin maju, kini sudah jarang orang yang berkirim dokumen atau surat melalui kantor pos. Sebab keduanya bisa dikirim dalam bentuk soft copy melalui pesan chat maupun email.
Meski demikian, ada kalanya perusahaan perlu untuk mengirim dokumen dan surat fisik. Untuk itu, bagian administrasi atau General Affair masih harus mengirimkan dokumen-dokumen penting tersebut.
Di masa pandemi seperti sekarang ini, pengiriman dokumen pun menjadi krusial karena banyak kantor memberlakukan kebijakan kerja di rumah. Hal itu menjadikan banyak kebutuhan dokumen yang tidak disampaikan atau diberikan secara langsung di kantor, sehingga perlu mengirimkan dokumen tersebut melalui kurir.
3 Keuntungan Menggunakan Software Genaral Affair
Untuk meningkatkan sekaligus mempermudah proses pengiriman dokumen paket dan surat, Anda dapat menggunakan software general affair. Perangkat lunak ini mempermudah pengelolaan surat-menyurat, sandi dan telekomunikasi, kearsipan, dan administrasi umum yang masih manual.
1. Integrasi sistem
Komunikasi yang cepat dengan gudang Anda sangat penting untuk menjaga pengiriman paket dilakukan dengan cepat. Faktanya, hanya perlu beberapa menit, jika tidak detik, untuk pengiriman diproses.
Menggunakan integrasi sistem yang disebutkan di atas, tidak akan lebih dari 1 detik dari nomor pesanan yang dipindai dan diambil dari sistem lain ke label yang sedang dicetak secara otomatis.
Sementara beberapa bisnis tetap antiteknologi dan merasa pekerjaan manual akan selalu menjadi bagian yang tak ternilai dari proses pengiriman, perangkat lunak mampu mengotomatisasikan tugas yang dapat dilakukan dengan baik oleh manusia dengan meminimalkan risiko kesalahan, meningkatkan efisiensi dan menghemat waktu serta uang pada saat yang sama.
2. Memilih Jasa Kurir
Untuk meningkatkan proses pengiriman bisnis Anda lebih lanjut, kami sarankan untuk membuat daftar layanan kurir yang relevan. Namun, ‘daftar’ ini sepenuhnya bergantung pada di mana dan seberapa cepat Anda berencana mengirimkan barang Anda. Bagi mereka yang ingin mengirim cepat, layanan kurir yang tidak dapat menjamin pengiriman cepat mungkin bukan pilihan utama.
Untuk membuat daftar layanan kurir yang berguna, buatlah spreadsheet dari semua layanan relevan yang tersedia untuk bisnis Anda di sistem yang disediakan software general affair, termasuk harga yang akan dikenakan untuk mengirim paket Anda tergantung pada tujuan dan berat.
Dengan cara ini, Anda dapat memeriksa daftar Anda dan menggunakan layanan paling efisien yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Walaupun kedengarannya mudah, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, termasuk jenis layanan pengiriman, kecepatan pengiriman, dan penampilan profesional dari layanan kurir yang Anda pilih.
3. Menggunakan platform penyimpanan tunggal
Untuk efisiensi maksimum, pastikan tim Anda menggunakan platform penyimpanan cloud yang sama. Karena ada banyak layanan penyimpanan cloud di luar sana, itu membuat proses pencarian dan berbagi dokumen menjadi tidak mungkin.
Pastikan Anda memilih satu platform dan menaatinya. Pastikan untuk menggunakan software general affair dari Gamatechno yang membantu menempatkan berbagai dokumen dalam satu lokasi.
Meningkatkan proses pengiriman dokumen dan paket lewat software general affair ini memberi manfaat tersendiri bagi perusahaan. Dari menyederhanakan proses internal Anda dan memilih layanan kurir yang sesuai untuk bisnis Anda, hingga memastikan proses pengiriman dokumen dan paket berjalan lancar.
Dengan fitur utama Master Data Officer, Anda dapat dengan mudah melakukan input data staf GA, data driver, data barang, hingga data kendaraan, data dokumen.
Fitur lainnya, yakni GA Transaction, memudahkan pengelolaan dokumen transaksi yang terdapat di dalam GA. Beberapa fitur yang disediakan seperti Mail Number, Document Number, Parking Reimbursement, Fuel Reimbursement, Toll Reimbursement, Stamp Duty, dan Taxi Voucher
Mengontrol dan mendata aset perusahaan serta pengelolaan surat-menyurat, sandi dan telekomunikasi, kearsipan, dan administrasi umum yang masih manual menjadi lebih praktis dengan adanya software general affair ini!