Menerapkan atau implementasi sistem ERP yang canggih adalah tugas kompleks yang melibatkan investasi yang signifikan baik dalam waktu maupun uang. Tapi tak berhenti sampai di situ, berinvestasi untuk implementasi sistem ERP tidak otomatis menjamin kesuksesan. Dibutuhkan kedisiplinan, perencanaan, dan komitmen untuk membuatnya berhasil.
Ketika implementasi sistem ERP gagal, manajemen perusahaan sering menyimpulkan bahwa perangkat lunak tidak berfungsi atau sistem terlalu rumit untuk menangani lingkungan perusahaan secara memadai.
Namun, alasan sebenarnya dari kegagalan sistem ERP biasanya timbul dari satu atau lebih permasalahan.
Berikut ini Hal yang Menyebaban Implementasi Sistem ERP Gagal
1. Tujuan dari awal kurang jelas
Banyak perusahaan melihat pengenalan sistem ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka, tetapi tidak meluangkan waktu yang cukup untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin mereka capai atau bagaimana mereka akan mengukur seperti apa kesuksesan itu.
Seringkali, setiap departemen mengharapkan peningkatan yang berbeda. Jadi, penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya ingin bisnis Anda capai dengan sistem ERP dan di mana letak prioritasnya.
Ibaratnya, ketika Anda tidak memiliki peta mendetail yang memandu Anda di setiap langkah, Anda cenderung tersesat di tengah gangguan yang berbahaya, berpikir jangka pendek, dan mudah tergelincir.
2. Meremehkan migrasi data
Transfer data lama ke sistem baru merupakan aspek yang sering diabaikan dan diremehkan dari implementasi sistem ERP yang sukses. Migrasi data tidak terbatas pada ekspor dan impor file Excel sederhana, tetapi semua data harus ditargetkan dan disiapkan dengan cermat.
Selain itu, banyak orang yang secara keliru percaya bahwa mereka akan dapat secara otomatis meningkatkan kualitas data yang tidak terpelihara dengan baik dengan sistem ERP. Padahal, kualitas data di sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang dimigrasi.
Data master di sistem lama yang dipindahkan ke sistem ERP baru sangat penting untuk rutin diperiksa dan ditinjau kembali keakuratannya dengan data uji. Setelah migrasi, data harus benar-benar “melewati langkahnya” yang digunakan dalam semua transaksi di lingkungan pengujian sebelum menggunakannya di lingkungan produksi.
Sistem lama dapat menampung volume data yang mungkin atau mungkin tidak semuanya diperlukan untuk dimigrasi ke ERP baru. Meninjau data ini sebelum migrasi dan hanya memigrasi yang diperlukan dapat menyederhanakan penerapan dan juga meningkatkan kinerja sistem.
3. Kurangnya investasi dalam manajemen perubahan
Perusahaan harus siap menghadapi kenyataan bahwa tidak setiap karyawan antusias dengan penerapan sistem ERP. Oleh karena itu, penting untuk mengkomunikasikan kepada setiap departemen manfaat konkret dari proyek ERP untuk pekerjaan sehari-hari dan untuk membiasakan karyawan dengan sistem baru melalui lokakarya dan pelatihan.
Ketika karyawan memahami mengapa perubahan terjadi dan manfaat perubahan yang akan dibawa, mereka memiliki dasar untuk bergerak dari rasa takut yang berubah menjadi kenyamanan dengan proses perubahan.
4. Ketergantungan yang berlebihan pada konsultan
Ketergantungan yang berlebihan pada konsultan dapat berakibat buruk. Sebagian besar proyek implementasi sistem ERP melibatkan konsultan, untuk keahlian, praktik terbaik, dan sumber daya tambahan yang mereka bawa.
Meskipun pengalaman luar mereka sangat membantu untuk sebuah proyek, ada risiko bahwa perusahaan dapat menjadi terlalu bergantung pada konsultan. Untuk itu, perusahaan perlu mempertahankan kendali atas keputusan bisnis utama dan mentransfer pengetahuan dari konsultan ke karyawan internal saat proyek selesai.
5. Pengujian tidak memadai
Saat jadwal menjadi padat, jumlah dan kedalaman siklus pengujian sistem ERP adalah salah satu hal yang sering kali diabaikan. Tujuan pengujian dalam implementasi ERP bukanlah untuk melihat apakah perangkat lunak tersebut berfungsi.
Tujuannya adalah untuk melihat apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan menghasilkan output yang dibutuhkan. Mengurangi pengujian mungkin tidak meninggalkan cacat yang tidak ditemukan, tetapi tentu saja meningkatkan risiko sistem ERP akan kehilangan fungsi penting atau tidak dapat diterima dengan baik oleh pengguna akhir.
Baca juga : 5 Tips Memilih Software ERP Terbaik Sesuai Dengan Kebutuhan Perusahaan
Hindari lima kesalahan umum di atas jika Anda ingin menerapkan sistem ERP agar bisnis Anda jauh dari kegagalan. Dengan keberhasilan implementasi ERP, organisasi Anda dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya, meningkatkan produktivitas dan pemanfaatan pabrik hingga meningkatkan tingkat layanan pelanggan.