Kamu staff General Affair, lakukan cara ini untuk kelola manajemen perjalanan dinas dengan software ga. Lebih praktis dan cepat dengan aplikasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang secara khusus dilakukan untuk tujuan kerja dan tidak termasuk perjalanan harian, perjalanan rekreasi, atau liburan.
Menurut WTO (Organisasi Perdagangan Dunia) sekitar 30 persen perjalanan internasional hari ini adalah untuk bisnis, dan perjalanan dinas/bisnis menunjukkan tren yang meningkat tiap tahunnya. Perjalanan dinas telah menjadi aspek rutin kehidupan kerja sehari-hari di banyak lini bisnis.
Bepergian bisa menjadi beban karena Anda sering harus menempuh jarak yang jauh. Hal ini sering kali dapat menyebabkan stres, terutama jika terjadi penundaan kereta dan penerbangan atau meningkatnya tingkat kebisingan yang disebabkan oleh sesama pelancong. Oleh karena itu, masuk akal jika Anda bertanya-tanya apakah perjalanan dinas Anda dapat dihitung sebagai waktu kerja.
Jawabannya ya dan tidak. Biasanya, hanya aktivitas tertentu yang dilakukan selama perjalanan dinas yang secara resmi dianggap sebagai waktu kerja. Dalam dunia digital saat ini, kita dapat berkomunikasi di berbagai zona waktu dalam waktu singkat.
Namun, ketika harus menjadi perantara masalah besar atau membina hubungan bisnis yang solid dan tahan lama, tidak ada yang mengalahkan interaksi tatap muka. Secara global, pengeluaran perjalanan dinas diperkirakan akan meningkat pada tahun 2021 sejalan dengan tren ini.
Saat Anda tiba di tempat tujuan dengan santai dan dipersiapkan dengan baik, Anda akan lebih siap untuk membuat kesan yang baik dan fokus pada tujuan pertemuan Anda. Persiapan membuat pikiran Anda fokus pada pertemuan yang sangat penting itu.
Untuk memastikan Anda mengelola manajemen perjalanan dinas yang efektif, Ikuti 6 langkah berikut untuk perjalanan dinas yang efektif.
1. Membuat Pengaturan Perjalanan
Baik itu nama Anda di dokumen perjalanan atau Anda seorang manajer perjalanan, merencanakan perjalanan dinas secara menyeluruh itu penting. Langkah pertama Anda harus selalu membiasakan diri dengan kebijakan perjalanan dinas perusahaan Anda. Anda membuat pengaturan perjalanan untuk perjalanan dinas, bukan merencanakan liburan pribadi Anda, jadi mematuhi kebijakan perusahaan Anda sangatlah penting.
Selanjutnya, saatnya memesan perjalanan Anda.
Ini mungkin melibatkan perjalanan melalui udara, kereta api, persewaan mobil atau bahkan kapal laut. Pertimbangkan detail seperti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk berpindah antara bandara dan stasiun kereta api, waktu yang dibutuhkan untuk mengisi dokumen di persewaan kendaraan, dan apakah penyimpanan bagasi mungkin berguna. Jangan lupa detail kecilnya. Apakah pesawat memiliki Wi-Fi sehingga Anda dapat bekerja saat bepergian?
Apakah berangkat sehari lebih awal memungkinkan Anda untuk tiba di pertemuan dengan istirahat dan persiapan yang lebih baik? Mengingat manajemen perjalanan dinas tidak semudah yang dibayangkan, mempertimbangkan menggunakan software ga bisa jadi jawaban dalam memudahkan manajemen perjalanan dinas sebuah Perusahaan. Pada tahap ini, semakin perjalanan dinas dipersiapkan secara matang, staff Anda akan semakin percaya diri dan santai saat berangkat.
2. Pilih Akomodasi Anda
Mempersiapkan perjalanan dinas, tentu saja, hanya setengah dari pekerjaan mengelola manajemen perjalanan dinas. Memilih akomodasi terbaik juga penting. Pastikan Anda memesan hotel yang dekat, gunakan peta di ponsel Anda untuk mengukur jarak dari stasiun atau bandara ke hotel Anda. Periksa kebijakan hotel perusahaan Anda untuk mengetahui apakah ada syarat tertentu hotel yang bisa Anda pilih. Beberapa perusahaan bahkan menetapkan hotel yang boleh dipilih berdasar biaya per hari nya.
3. Buat Jadwal Rinci
Rencana perjalanan Anda adalah cetak biru Anda untuk perjalanan dinas yang sukses. Gunakan untuk mengontrol setiap detail, mulai dari waktu transportasi dan nama orang yang Anda temui, hingga reservasi perjalanan dan alamat hotel Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan software ga yang dirancang khusus untuk memudahkan dalam mengelola manajemen perjalanan dinas Anda.
4. Riset Destinasi Anda
Mungkin Anda akan bepergian ke tujuan yang belum Anda kenal, jika demikian penelitian penting untuk menghindari risiko yang tidak perlu. Misalnya, Anda akan mengajak calon klien untuk makan, apakah Anda tahu tempat makan yang dekat dan enak? Atau, jika Anda mengunjungi sebuah daerah, Anda bahkan dapat mempelajari beberapa bahasa dasar daerah tersebut seperti salam dan terima kasih yang dapat membuat perbedaan besar saat membuat kesan pertama yang baik.
5. Siapkan Dokumen Perjalanan Anda
Persiapan dan penelitian yang cermat selama berjam-jam akan sia-sia jika Anda lupa dokumen perjalanan penting. Bepergian antar negara membutuhkan paspor yang masih berlaku, tiket perjalanan, dan terkadang visa. Meskipun Anda tidak bepergian ke negara lain, Anda mungkin memerlukan KTP untuk mengklarifikasi bahwa nama Anda sesuai dengan yang tertera di tiket, paspor atau SIM Anda.
6. Siapkan Perangkat Elektronik Anda
Tetap seproduktif mungkin dalam perjalanan dinas Anda dengan membawa laptop atau tablet, ini akan membuat waktu perjalanan Anda sangat berarti. Ingatlah untuk membawa charger dan adaptor yang relevan juga.
Menggunakan Software GA / General Affair
Apabila Perusahaan Anda dalam mengelola manajemen perjalanan dinas staff nya masih secara tradisional, ini waktu yang tepat untuk mengubahnya lebih modern dan tentunya untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan manajemen perjalanan dinas, yaitu dengan software ga.
Gunakan software ga terbaik untuk kelola manajemen perjalanan dinas dan urusan general affair lainnya menggunakan software ga Gamatechno. Dengan menggunakan aplikasi tersebut Perusahaan Anda dapat mengoptimalkan peluang perjalanan dinas yang produktif dan menyenangkan.
