Divisi General Affair atau team GA dalam suatu organisasi perusahaan yaitu memiliki fungsi strategis yang sangat membantu operasional perusahaan.
Ada beragam divisi dalam suatu perusahaan. Tentunya setiap divisi memiliki peran penting dalam berkembangnya perusahaan, tak terkecuali divisi general affair (GA) yang berada di bawah pimpinan Divisi Umum.
Untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, general affair atau juga sering dinamakan divisi umum biasanya digabung dengan divisi HRD. Secara garis besar, divisi umum ini merupakan unit support yang berfungsi untuk membantu kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
Orang yang terjun di divisi ini umumnya akan mengurusi berbagai hal sekaligus di dalam perusahaan. Nah agar lebih memiliki gambaran jelas mengenai peran penting divisi ini untuk perusahaan, yuk simak rincian fungsi dan tanggung jawabnya berikut ini!
Fungsi General Affair Dalam Perusahaan
General affair memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar. Mulai dari pengadaan barang seperti alat tulis kantor, meja, kursi, laptop AC, lalu mengurus perizinan, menjaga aset perusahaan hingga printilan kecil di pantry seperti gula, teh, kopi dan ketersediaan perlengkapan toilet.
Namun, tugas general affair bisa jadi akan berbeda di setiap perusahaan sehingga cakupan pekerjaannya tidak terbatas pada apa yang disebutkan di atas.
Tiap perusahaan memiliki kegiatan operasional yang berbeda, semakin besar skala perusahaan tentunya akan semakin banyak operasional yang terpenuhi dan tugas divisi umum ini akan makin kompleks.
Walau tugasnya terbilang umum, keberadaan divisi umum ini tidak bisa disepelekan. Sebab, tugas mereka terbilang krusial karena memiliki banyak fungsi penting di perusahaan.
1. Memastikan semua kegiatan operasional berjalan normal
Pertama, general affair menjalankan fungsi pemeliharaan dan perawatan. Mereka lah yang harus memastikan bahwa kantor dan seisinya bisa melakukan kegiatan operasional tanpa hambatan. Meski serupa dengan divisi purchasing, divisi umum ini memiliki tugas terkait pengadaan barang dan pemeliharaan fasilitas perusahaan yang lebih menyeluruh.
Tak cuma sekadar menunjuk apa yang harus diganti atau diperbaiki, general affair perlu terlebih dahulu menilai kondisi dari setiap fasilitas yang ada.
Setelah penilaian tersebut, general affair akan dapat menentukan prioritas fasilitas mana yang sebaiknya didahulukan sebelum mengajukan anggaran. Usai anggaran diterima dan fasilitas sudah tersedia, selanjutnya menjadi tanggung jawab GA untuk memastikan perawatannya.
2. Menjadi penghubung internal dan external perusahaan
Kedua, membina hubungan baik internal maupun eksternal perusahaan. Untuk sisi internal, GA akan berfungsi menjadi jembatan atau penengah antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan. Karyawan dapat menyampaikan komplain terkait fasilitas hingga kebijakan pekerjaan lewat GA.
Dari sisi eksternal, general affair perlu untuk banyak mengenal supplier barang atau jasa maupun vendor hingga mengadakan tender jika diperlukan.
3. Mengelola semua administrasi dan legalitas perusahaan
Ketiga, fungsi administrasi. Selain menjalin hubungan baik dengan supplier atau vendor, divisi umum juga membantu mengurus segala bentuk perizinan. Sehingga harus menjalin komunikasi yang baik dengan pihak-pihak yang membantu perizinan eksternal ini, seperti ke kepolisian, ormas, wartawan, kecamatan, kelurahan dan lainnya.
Selain ketiga fungsi di atas, divisi umum ini turut menyiapkan laporan anggaran berkala, seperti laporan keuangan atas aset hingga beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas dalam pengadaan fasilitas.
Itulah beberapa fungsi general affair agar Anda mendapatkan gambaran akan peran penting divisi ini dalam perusahaan.
Pekerjaan dan tugas general affair memang terkesan rumit dan repot karena mengerjakan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan. Namun bila Anda merasa mampu dan tertarik, tidak ada salahnya untuk mencoba.
Apalagi sekarang sudah ada software general affair dari Gamatechno yang sudah dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan kerja, meliputi administrasi aset perusahaan, pengadaan dan pembelian barang, perjalanan dinas hingga laporan periodik.
Tentunya, software ini bisa mengurangi mempercepat pekerjaan staff atau manager GA sehari-hari.