Sebelum menginplementasikan software ERP di perusahaan, alangkah baiknya ketahui dulu perbedaan dan keunggulan dari dua jenis ERP ini
Jika Anda ingin mengotomatiskan alur kerja perusahaan, maka Anda mungkin akan menemukan istilah sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). ERP adalah solusi otomatis yang menghubungkan semua departemen dalam suatu organisasi. Ini membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengendalikan biaya yang pada akhirnya diharapkan mampu meningkatkan keuntungan.
Saat memilih sistem atau software ERP baru, biasanya Anda akan dihadapkan dengan ERP On Premise atau ERP berbasis cloud. Tentunya masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Dengan mengetahui dua hal itu dari masing-masing jenis sistem ERP, pemilik bisnis akan dapat menentukan mana yang paling cocok untuk mereka. Ini akan memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih tepat dan solusi ERP yang lebih efisien.
Untuk lebih jelasnya, berikut penjabaran mengenai perbedaan serta keunggulan masing-masing dari Software ERP Cloud dan On Promise.
Perbedaan Software ERP Cloud dan On Promise
Perbedaan mendasar antara software ERP cloud dan On Premise terletak pada bagaimana perangkat lunak digunakan dan diakses. Namun ada lima perbedaan utama, yakni:
1. Total Biaya Kepemilikan
Software ERP cloud memiliki pengaturan siap pakai yang dihosting di server vendor Anda. Anda hanya perlu membayar biaya berlangganan untuk mendapatkan cloud ERP yang diterapkan di infrastruktur TI yang sudah ada di perusahaan Anda. Selain itu, bersama dengan pengelolaan server hosting, vendor Anda menangani masalah pemeliharaan dan pembaruannya.
Sedangkan On Premise memerlukan investasi tambahan pada server dan perangkat keras untuk menginstalnya secara lokal. Lebih lanjut, tidak seperti sistem berbasis cloud, Anda memerlukan tim TI internal untuk mengelola perangkat lunak, yang menambah total biaya kepemilikan untuk menjalankan sistem.
Jadi, sistem On Premise biasanya dianggap sebagai biaya modal karena ini menjadi investasi besar di awal, sedangkan biaya software ERP cloud biasanya dianggap sebagai biaya operasi, karena menekankan biaya langganan selama jangka waktu Anda memiliki perangkat lunaknya.
2. Pemeliharaan dan Peningkatan Perangkat Lunak
Untuk software ERP cloud, pembaruan perangkat lunak rutin dikelola oleh vendor. Sehingga, Anda tidak memerlukan pengembang internal atau administrator TI untuk memfasilitasi perubahan ini.
Di sisi lain, sistem ERP On Premise membutuhkan administrator TI penuh waktu yang mampu memelihara aplikasi dan menangani semua versi pembaruan perangkat lunaknya.
3. Waktu Penerapan
Karena konfigurasi, hosting, penyiapan, dan implementasi semuanya dikelola oleh vendor ERP cloud, metode ini tidak memerlukan sumber daya atau perangkat keras tambahan sehingga proses implementasi selesai dalam beberapa hari atau minggu. Bukan berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun dibandingkan dengan solusi lokal tradisional.
Sebaliknya, penerapan On Premis menggunakan metode yang ditarik panjang. Karena sistem ERP ini diinstal secara lokal di server perusahaan Anda, jadi diperlukan waktu tambahan untuk menyiapkan infrastruktur dan mempersiapkan tim TI internal Anda untuk menangani proses penginstalan, yang memperpanjang periode penerapan.
4. Mobilitas dan Aksesibilitas
Mobilitas dan fleksibilitas adalah beberapa fitur terkuat dari software ERP cloud. Akses data yang disimpan dalam sistem ini kapan saja dan dari mana saja melalui perangkat apa pun dengan koneksi internet. Ini memberdayakan Anda dengan visibilitas dan kendali yang lebih besar atas operasi bisnis Anda.
Software ERP On Premise tidak memiliki fleksibilitas ini. Sistem ini telah membatasi akses jarak jauh dan sering kali Anda tidak dapat mengelola operasi bisnis saat jauh dari lokasi kantor Anda. Hal ini disebabkan ia diinstal secara lokal, fitur dan fungsionalitas yang akan Anda akses hanya akan melalui perangkat lunak itu, dengan sedikit cara untuk mengintegrasikannya ke sistem lain yang mungkin menyediakan fungsionalitas tambahan yang dibutuhkan.
5. Keamanan Data
Dengan ERP On Premise, perusahaan memiliki kendali penuh atas data. Karena itu, perusahaan perlu berhati-hati tentang kebijakan dan efisiensi keamanan datanya, untuk menghindari kemungkinan pelanggaran dan serangan jahat dari internal.
Dalam kasus software ERP cloud, data perusahaan ada di platform cloud vendor dan bisa diakses melalui aplikasi browser. Pendekatan ini berarti ada berbagai enkripsi dan protokol manajemen akses yang berperan. Selain itu, vendor ERP akan sering memberikan pembaruan keamanan.
Keunggulan Software ERP Cloud dan On Promise
1. Software ERP cloud
Implementasi relatif cepat: Software ERP cloud tidak memerlukan perangkat keras baru dan diterapkan di infrastruktur TI Anda yang sudah ada. Ini diterapkan menggunakan web dengan waktu persiapan dan interaksi manusia yang minimal.
Server yang Dikelola Vendor: Untuk sistem berbasis cloud, vendor ERP Anda mengelola server. Ini membebaskan Anda dari kerepotan pemeliharaan perangkat keras dan memungkinkan Anda untuk fokus pada area untuk meningkatkan fasilitas operasional.
Cloud ERP sangat cocok untuk bisnis kecil dan menengah yang mencari biaya di muka yang lebih rendah, stabilitas sistem, dan kemudahan akses.
2. ERP On Premise
Perusahaan memiliki kontrol data: sistem ERP On Premise menyimpan sejumlah besar informasi tentang perusahaan, operasi, klien, karyawan, dan vendor Anda. Hosting lokal memberi Anda kendali atas data yang masuk ke dalam untuk memelihara dan memperbarui informasi sesuai kebutuhan.
Ketergantungan vendor yang lebih rendah: Karena ini adalah perangkat keras, data dan platform perangkat lunak Anda, Anda memiliki kepemilikan dan kendali penuh. Setiap perubahan, konfigurasi, dan peningkatan dilakukan atas kebijaksanaan Anda.
Oleh karena itu, ERP On-premise paling cocok untuk perusahaan besar dengan anggaran yang lebih tinggi, keinginan untuk menyesuaikan operasi sistem, dan infrastruktur yang ada untuk menampung, memelihara, dan melindungi data ERP.
Baca juga : 5 Tips Memilih Sistem ERP yang Tepat untuk Kebutuhan Perusahaan Anda
Setelah menyadari perbedaan dan keunggulan dari keduanya, memilih di antara kedua sistem ini sekarang sepenuhnya bergantung pada relevansinya dalam mendukung kebutuhan bisnis Anda. Mana yang paling pas untuk perusahaan Anda?