Pelajari 5 tips memilih sistem ERP yang tepat untuk perusahaan Anda. Dengan sistem ERP yang tepat akan membantu alur kerja dan tugas bisnis sehari-hari
Kini semakin banyak teknologi yang dikembangkan untuk merampingkan alur kerja dan tugas bisnis sehari-hari, salah satunya adalah Enterprise Resource Planning (ERP).
Ini merupakan sistem lengkap dan terintegrasi yang mengelola semua aspek bisnis berbasis produksi atau distribusi, menyelaraskan manajemen keuangan, sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, dan manufaktur atau distribusi dengan fungsi inti akuntansi.
Pada intinya, sistem ERP adalah sumber daya untuk sentralisasi data, manajemen alur kerja, dan pelacakan. Sistem ERP mencatat informasi, yang kemudian dapat dinilai oleh semua departemen untuk memutuskan apakah proses yang tepat dilibatkan dengan tugas tertentu.
Fitur ini membantu memastikan bahwa setiap karyawan dapat menangani tugas dengan proses yang sama, dan memiliki data yang sama untuk digunakan sebagai titik acuan.
Sistem ERP akan memberi perusahaan alat yang dibutuhkan untuk membuat aktivitas bisnis menjadi lancar di semua departemen. Sistem ini memudahkan untuk melacak semua aspek proses bisnis Anda, termasuk produksi, keuangan, distribusi, dan back office.
Memilih solusi ERP tentunya membutuhkan komitmen serius mengingat waktu penerapan, uang, dan sumber daya. Sayangnya, perusahaan cenderung membuat keputusan seperti ini hanya berdasarkan budget dan terburu-buru. Lebih buruk lagi, keputusan cepat yang mereka ambil ini tak jarang akan memunculkan hambatan di kemudian hari.
5 Tips Memilih Sistem ERP Terbaik untuk Perusahaan
Agar hal tersebut tidak terjadi, ketahui lima tips memilih sistem ERP yang tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda.
1. Lakukan tinjauan proses dan analisis
Karena ERP adalah inisiatif bisnis yang penting, Anda harus terlebih dahulu mendefinisikan dan mendokumentasikan proses bisnis, poin masalah, dan kekuatan Anda saat ini. Analisis semua aspek yang bisnis Anda perlukan saat ini dan di masa depan yang bisa diatasi dengan sistem ERP.
Dengan mempertimbangkan semua aspek itu. Anda akan lebih mudah memilih sistem ERP yang diharap dapat memenuhi tujuan dan sasaran bisnis.
2. Evaluasi kecocokan teknis
Penting untuk memahami bagaimana solusi perangkat lunak potensial akan selaras dengan infrastruktur Anda saat ini. Jadi jangan lupakan integrasi. Sistem ERP yang tidak berfungsi dengan sistem lama dan/atau sistem kantor penting Anda bukanlah solusi, melainkan hanya menjadi perangkat lunak mahal yang tidak terpakai atau tidak dapat digunakan.
Pastikan ERP dapat menyesuaikan arus Anda sehingga Anda tidak perlu memperlengkapi kembali bisnis dengan perangkat lunak lain.
Saat memutuskan ERP mana yang akan dipilih untuk bisnis Anda, sangat disarankan agar Anda memeriksa kompatibilitas sistem dan perangkat lunak yang ada dengan ERP dahulu. Sangat penting bahwa Anda memiliki lingkungan perangkat lunak yang secara teknis terpadu sehingga data dapat dibagikan dan dikirim ke seluruh aplikasi.
3. Lacak manfaat bisnis potensial dari sistem baru
Jika Anda tidak mengukurnya, kemungkinan besar Anda tidak akan mencapainya. Proyek ERP tidak berbeda. Kemungkinan perusahaan melihat ERP sebagai cara untuk mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, atau skala pertumbuhan, dan Anda harus memperkirakan dan mengukur manfaat terhadap metrik ini jika Anda ingin menyadari potensi penuh ERP.
Jangan ragu mencari referensi dari kolega, karyawan, dan kontak lain apa yang mereka gunakan atau rekomendasikan untuk perusahaan seperti milik Anda. Lakukan penelitian di internet atau sewa konsultan ERP jika perlu. Bagaimanapun, jangan menganggap Anda memiliki semua jawaban jika Anda tidak memiliki pengalaman dengan ERP. Temukan sumber lain dari nasihat ERP independen untuk memvalidasi apa yang Anda dengar dari perwakilan penjualan perangkat lunak.
4. Anggaran
Pastikan untuk mengungkap “biaya tersembunyi” yang terkait dengan ERP, termasuk biaya implementasi, peningkatan perangkat keras, pengisian ulang sumber daya tim proyek, pemeliharaan perangkat lunak dan lainnya. Pastikan untuk menganggarkan biaya ERP, bersama dengan semua komponen tersebut. Ini berguna untuk meminimalisir pembengkakan biaya untuk pengadaan sistem ERP.
5. Kembangkan rencana implementasi yang realistis
Saat Anda masih dalam siklus penjualan, Anda harus mengambil perkiraan durasi penerapan vendor. Adalah perlu untuk mengembangkan rencana proyek yang komprehensif yang tidak hanya mencakup aktivitas yang diperlukan untuk menginstal perangkat lunak, tetapi juga aktivitas yang diperlukan untuk memastikan bahwa solusi berfungsi penuh, diuji, dan diterima oleh pengguna sampai akhir. Rencana ini harus dikembangkan sebelum keputusan pemilihan sistem ERP dan implementasinya.
Baca juga : 8 Software ERP Terbaik 2021
Itulah lima tips yang bisa Anda terapkan untuk memilih sistem ERP atau software ERP yang tepat dan dapat diandalkan. Ingat untuk tidak terburu-buru dalam memilih sistem ERP sehingga Anda sepenuhnya memahami komitmen biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk membuat implementasi sukses.