Sebagai staff GA, Anda wajib tahu apa saja fungsi dan manfaat software general affair untuk membantu mengoptimalkan operasional perusahaan, simak 5 manfaat software ga berikut ini.
Bisa dibilang divisi umum atau General Affair (GA) merupakan tangan kanan dari divisi HRD. Karena beberapa pekerjaan mereka tidak jauh dari membantu kelancaran operasional perusahaan dan pelayanan sumber daya manusia.
Dalam perusahaan yang struktur organisasinya masih sederhana, biasanya General Affair merangkap menjadi HRD sekaligus purchasing. Meski biasanya digabung, untuk perusahaan dengan skala lebih besar, General Affair dan HRD akan dipisah.
Tidak heran jika tugas General Affair sangat variatif, mulai dari urusan perawatan, memperhatikan lingkungan kerja, mengerjakan dan mengurusi segala sesuatu inventaris kantor, baik berbentuk fisik seperti gedung dan kendaraan, sampai non-fisik seperti kebersihan lingkungan kerja.
Dengan banyaknya tugas yang harus dilakukan staff dan manager General Affair, tentu akan menyulitkan jika urusan administratif itu masih dilakukan secara manual. Untuk itu, software General Affair bisa menjadi solusi agar mereka bisa bekerja lebih maksimal.
Apa saja manfaat software general affair yang bisa didapat oleh perusahaan?
1. Lebih efisien
Penggunaan software general affair ini memungkinkan staff atau manager untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai aset-aset perusahaan, catatan pembelian, dan lainnya secara lebih mudah. Ini akan menguntungkan pada segi penghematan waktu kerja dan peningkatan produktivitas.
Fitur ini juga memungkinkan mengotomatiskan proses surat menyurat, meninggalkan cara manual sehingga dapat meminimalkan kesalahan manusia dalam menginput data.
2. Hemat biaya
Menggunakan software general affair sama saja dengan menghemat pengeluaran perusahaan untuk tinta dan kertas yang biasa digunakan untuk mencetak beragam dokumen.
Selain itu, menyimpan data di software memungkinkan penghematan biaya penyimpanan file dan menghilangkan pembelian salinan berbagai dokumen. sehingga membuat perusahaan tak perlu mengeluarkan anggaran lebih untuk tempat penyimpanan dokumen fisik.
Cara ini selain hemat, juga simpel, modern, dan go green.
3. Lebih aman
Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Di sisi lain, apabila dilakukan secara manual, kemungkinan besar terjadi kesalahan, terutama di perusahaan besar.
Karena software general affair dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Teknologi ini juga menawarkan pengumpulan data otomatis, yang memungkinkan Anda memiliki semua data di tempat yang sama.
Lalu, tak perlu khawatir akan kehilangan data, sebab platform ini menyediakan penyimpanan cloud yang aman dan terlindungi. Jadi, meskipun komputer rusak, Anda dapat dengan mudah mengakses dan memulihkan file Anda. Pun dengan data lama yang juga bisa dihapus secara mudah jika sudah tak diperlukan
4. Pembuatan laporan lebih mudah
Dengan software GA, pendataan aset dan surat menyurat yang dulunya melibatkan banyak dokumen, sekarang dapat dilakukan dengan beberapa klik. Platform ini otomatis menggantikan banyak kertas serta memungkinkan untuk diakses di mana saja dan kapan saja.
Tingginya frekuensi pembelian yang terkait dengan pengadaan barang tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan divisi keuangan, Anda bisa menciptakan laporan transaksi maupun anggaran secara detail sesuai kebutuhan perusahaan.
Dari beberapa manfaat yang disebutkan di atas, dapat disimpulkan bahwa kerja General Affair khususnya terkait administrasi adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
Untuk membuat proses kerja ini lebih efisien dan tidak memakan waktu, software GA adalah solusi terbaik yang dapat dicoba. Ini dapat merampingkan proses administrasi sekaligus mengoptimalkan kerja GA.
Anda bisa mencoba software general affair dari Gamatechno yang sudah dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan kerja, meliputi administrasi aset perusahaan, pengadaan dan pembelian barang, perjalanan dinas hingga laporan periodik.
Mari tingkatkan kemudahan dalam mengkoordinir kebutuhan bisnis perusahaan Anda dengan software GA!