Bekerja di institusi pemerintah menuntut cara kerja yang sistematis dan prosedural. Banyak dokumen, surat yang bisa saja menumpuk dan proses disposisi menjadi terhambat karena tidak bertemu tatap muka. Sudah siapkah institusi pemerintah menghadapi kondisi kerja yang serba terbatas di tengah pandemik Covid-19 ini?
Jika institusi yang anda naungi terbiasa dengan metode kerja yang konvensional, mungkin pandemi Covid-19 ini membawa dampak yang cukup berat. Disaat edaran dari pemerintah pusat maupun provinsi mengharuskan sebagian pegawai untuk work from home (WFH) disisi lain anda mesti berpikir bagaimana kordinasi pekerjaan seluruh instansi bisa berjalan tanpa kendala.
Implementasi Smart Office untuk Efektifkan Kinerja Lembaga
Konsep smart office bisa dibilang sebagai digitalisasi urusan perkantoran. Memangkas jarak, waktu dan jalur birokrasi supaya lebih cepat dan efisien dalam hal kordinasi.
Smart office merupakan tools yang bisa digunakan antara atasan dan bawahan, antar masing-masing pegawai atau dengan bagian/departemen lain. Singkatnya smart office adalah tools yang mampu mengelola urusan administratif bisa dikerjakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun.
Baca Juga : Kolaborasi, Komunikasi dan Surat Menyurat Digital dengan Solusi Smart Office
Urusan Administrasi apa saja yang Mampu dihandle Smart Office
1. Urusan Administrasi Persuratan
Urusan perkantoran terutama di instansi pemerintah yang menuntut pengelolaan persuratan secara detail dan sistematis. Kolaborasi pengelolaan administrasi surat masuk, surat keluar dan disposisi menjadi satu hal vital bagaimana kinerja di instansi pemerintahan berjalan dengan baik.
Proses disposisi, pengajuan dan approval dari atasan bisa menjadi lebih mudah jika dapat dilakukan dari manapun dan tentunya kolaboratif secara struktural.
2. Urusan Administrasi Kepegawaian
Ditengah keterbatasan tatap muka antar pegawai, sedikit banyak urusan administrasi pegawai menjadi terhambat. Akan tetapi urusan pengajuan, mutasi dan administrasi pegawai harus tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Belum lagi jumlah pegawai, jumlah pengajuan-pengajuan yang membutuhkan aksi segera tanpa mengharuskan tatap muka untuk kelancaran urusan kepegawaian.
3. Jalur Komunikasi dan Kordinasi Internal
Whatsapp group? Selain tingkat keamanan yang masih menjadi pertanyaan, banyak yang sebenarnya tidak bisa dilakukan Whatsapp.
Selain keamanan, manajemen chat dan dokumen yang tidak terstruktur menyulitkan pengguna saat tracking pesan ketika membutuhkan. Whatsapp Akan sangat membantu jika tersedia media komunikasi instansi yang sekaligus dapat terintegrasi secara baik dengan urusan persuratan dan kepegawaian tadi.
Artikel Terkait: Mengenal Mobile Presence: Sistem Presensi Online Jarak Jauh untuk Pencatatan Absensi Karyawan
Kesimpulan
Efektifitas dan metode kerja instansi pemerintah memang butuh waktu untuk bisa diterapkan dengan lebih fleksibel. Layaknya perusahaan-perusahaan modern yang telah menerapkan remote working, wrok from home bahkan jauh sebelum terjadi pademi covid-19 ini.
Penggunaan tools pendukung untuk meningkatkan kinerja ASN di pemerintahan akan sangat membantu instansi Anda. Dengan benefit kemudahaan pengelolaan administrasi persuratan, kepegawaian dan platform chat internal yang terintegrasi akan meningkatkan kualitas layanan publik secara tidak langsung.